Quy định mới về hóa đơn điện tử 2025 – Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ lâu đã là công cụ then chốt trong quản lý thuế và giao dịch giữa doanh nghiệp – khách hàng. Với tiến trình chuyển đổi số, việc hoàn thiện khung pháp lý luôn diễn ra. Năm 2025, Nhà nước ban hành nhiều sửa đổi mới để siết chặt quản lý, tăng tính minh bạch và hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng công nghệ. Việc doanh nghiệp không cập nhật kịp có thể gặp rủi ro vi phạm, bị phạt hoặc gây gián đoạn hoạt động kế toán – thuế.

Bài này sẽ làm rõ những điểm mới chủ yếu, những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện và cách chuẩn bị để tuân thủ tốt nhất.

Những điểm mới nổi bật của quy định hóa đơn điện tử từ 2025

Nhiều văn bản pháp lý mới có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, đáng chú ý là Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cùng với Thông tư 32/2025/TT-BTC (và Thông tư 31/2025) hướng dẫn thi hành. 

Dưới đây là các thay đổi chính:

Bổ sung đối tượng và mở rộng phạm vi áp dụng

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng (bán lẻ, siêu thị, trung tâm thương mại, ăn uống, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, giải trí…) phải lựa chọn giữa sử dụng hóa đơn điện tử hiện hành hoặc chuyển sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Bổ sung quy định cho nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam (khi hoạt động TMĐT, nền tảng số) được tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn GTGT điện tử.

Hóa đơn thương mại điện tử

Một loại hóa đơn mới được bổ sung: hóa đơn thương mại điện tử (áp dụng cho xuất khẩu hàng hóa/dịch vụ hoặc các giao dịch quốc tế) tuân theo định dạng dữ liệu theo quy định thuế. 

Bỏ quy định hủy hóa đơn sai

Trước đây, nếu hóa đơn điện tử đã cấp mã (chưa gửi người mua) nhưng có sai sót thì phải hủy và lập hóa đơn mới theo quy định Nghị định 123/2020. Từ 01/06/2025, quy định này bị bãi bỏ. 

Thay vào đó, doanh nghiệp được quyền điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai theo quy định mới. Trước khi thực hiện, người bán – người mua (nếu là doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh) phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Nếu bên mua là cá nhân, có thể thông báo trên website của bên bán hoặc bằng hình thức thông báo khác. 

Đặc biệt, một hóa đơn điều chỉnh / thay thế có thể được dùng để thay cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, cùng người mua (điều kiện là tất cả hóa đơn sai đó thuộc một người mua). 

Quy định về nội dung hóa đơn

• Trên hóa đơn bắt buộc ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có), hoặc nếu người mua là cá nhân cung cấp số định danh cá nhân thì thể hiện số đó.
• Nếu bán hàng hóa có nhiều chủng loại, tên hàng hóa trên hóa đơn cần thể hiện chi tiết cho từng chủng loại (ví dụ: “Điện thoại Samsung Galaxy A – 128GB” thay vì chỉ “Điện thoại”).
• Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế (nếu áp dụng) cũng phải đảm bảo các nội dung đầy đủ theo quy định mới.
• Hóa đơn phải tuân theo định dạng dữ liệu chuẩn XML theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025.
• Các ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu loại hóa đơn mới được bổ sung (ví dụ: ký hiệu “X” cho hóa đơn thương mại điện tử; số mẫu 7, 8, 9 cho các loại hóa đơn tích hợp biên lai).

Thời điểm lập hóa đơn

Quy định về thời điểm lập hóa đơn được sửa đổi chi tiết hơn tùy theo lĩnh vực và loại giao dịch. 

Ví dụ: hóa đơn cho bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường phải lập ngay khi giao hàng, bàn giao dịch vụ hoặc nhận tiền (tuỳ theo điều kiện cụ thể). 

Quy định chuyển đổi – rủi ro – thay đổi hóa đơn

• Trong trường hợp người nộp thuế bị xác định là rủi ro cao về thuế, sẽ bị chuyển bắt buộc sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Sau 12 tháng kể từ khi chuyển sang hóa đơn có mã, nếu muốn trở lại hóa đơn không có mã, người nộp thuế phải thực hiện đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử và chờ cơ quan thuế chấp thuận.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đủ điều kiện bắt buộc (doanh thu ≥ 1 tỷ) cần đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế trước 31/05/2025.
• Đối tượng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã / không có mã) trước ngày 01/06/2025 có thể chọn tiếp tục sử dụng hoặc chuyển sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu thuộc đối tượng phải áp dụng

Xem thêm: Doanh nghiệp bị kiểm tra thuế: Quyền và nghĩa vụ khi làm việc với cơ quan thuế

Những khó khăn và rủi ro khi thực hiện không đúng

• Nhầm lẫn khi xử lý hóa đơn sai: nếu doanh nghiệp vẫn áp dụng cách hủy – lập mới mà không tuân theo quy định mới, sẽ bị cơ quan thuế không chấp nhận.
• Thiếu văn bản thỏa thuận: khi ký kết không có văn bản giữa bên bán – bên mua về nội dung sai, có thể bị chất vấn, từ chối chấp nhận điều chỉnh hóa đơn.
• Sai nội dung thông tin khách hàng: nếu ghi thông tin người mua không đúng mã số thuế, tên hoặc địa chỉ theo đăng ký, có thể bị coi hóa đơn không hợp lệ.
• Không tuân định dạng chuẩn dữ liệu (XML chuẩn): nếu định dạng hóa đơn sai, bị cơ quan thuế từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
• Chậm đăng ký hoặc chuyển đổi: hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu lớn mà không đăng ký trước hạn có thể bị xử lý vi phạm.
• Rủi ro bị áp loại thuế “rủi ro cao” do hệ thống tự động đánh giá, dẫn đến bị bắt buộc chuyển sang hóa đơn có mã ngay cả khi doanh nghiệp chưa sẵn sàng.
• Chi phí đầu tư công nghệ, tích hợp hệ thống: doanh nghiệp nhỏ có thể cần đầu tư máy tính tiền kết nối mạng, phần mềm hóa đơn điện tử, tích hợp với hệ thống kế toán – bán hàng.

Những việc doanh nghiệp cần làm để tuân thủ tốt quy định

Dưới đây là checklist việc cần làm (với thời gian ưu tiên) để tránh rủi ro:

Xem thêm: Thủ tục đăng ký kinh doanh online qua Cổng Dịch vụ công quốc gia

Kết luận

Nghị định 70/2025/NĐ-CP cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC đánh dấu bước tiến quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử giai đoạn 2025 trở đi. Với những thay đổi về đối tượng áp dụng, loại hóa đơn mới, cách xử lý hóa đơn sai, nội dung hóa đơn và quy định chuyển đổi – rủi ro, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật, chuẩn bị hệ thống, quy trình và nhân lực để tuân thủ.