Tạm Ngừng Kinh Doanh: Doanh Nghiệp Cần Hoàn Thành Những Nghĩa Vụ Nào?

Tạm ngừng kinh doanh giúp doanh nghiệp có thời gian cơ cấu lại hoạt động, nhưng không làm các nghĩa vụ đã phát sinh tự động chấm dứt. Thuế còn nợ, tiền lương, bảo hiểm và hợp đồng đang thực hiện vẫn cần được xử lý. Bên cạnh việc gửi thông báo đúng hạn, doanh nghiệp phải theo dõi thời gian tạm ngừng và chuẩn bị thủ tục trở lại hoạt động theo quy định.

Nghĩa vụ thông báo tạm ngừng kinh doanh

Trước khi đóng cửa văn phòng hoặc dừng nhận đơn hàng, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc chỉ ngừng giao dịch trên thực tế không thay thế cho thông báo theo luật.

Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh gồm những gì?

Theo Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ tạm ngừng kinh doanh gồm thông báo và nghị quyết hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty. Chủ thể quyết định tương ứng là chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị, tùy loại hình doanh nghiệp.

Thông báo phải có số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của người đại diện theo pháp luật theo nội dung sửa đổi tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin liên hệ để nhận yêu cầu bổ sung và thông báo quản lý.

Những mốc thời gian cần ghi nhớ

Bảng dưới đây tổng hợp các thời hạn doanh nghiệp cần theo dõi khi thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh:

Giới hạn 24 tháng liên tiếp được bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/7/2026. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính cả thời gian đã tạm ngừng liên tiếp khi lập kế hoạch tiếp tục nghỉ.

Xem thêm: Điều kiện tách thửa đất và những quy định cần lưu ý tại từng địa phương

Nghĩa vụ thuế và hóa đơn trong thời gian tạm ngừng

Sau thủ tục đăng ký, kế toán cần xác định kỳ khai thuế còn phải thực hiện. Không phải nộp hồ sơ khai thuế trong một số trường hợp không đồng nghĩa với được xóa nợ thuế.

Khi nào vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế?

Điểm c khoản 1 Điều 7 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định: trong thời gian tạm ngừng, người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế, trừ trường hợp tạm ngừng không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính. Khi đó, hồ sơ khai thuế tháng, quý và quyết toán năm vẫn phải thực hiện theo quy định.

Ví dụ: Công ty A khai thuế theo quý, tạm ngừng từ ngày 01/10 đến hết 31/12/2026. Công ty tạm ngừng trọn quý IV nhưng không trọn năm 2026; vì vậy, không thể lấy việc nghỉ quý IV làm căn cứ bỏ hồ sơ quyết toán năm.

Kế toán nên lập danh sách riêng cho từng sắc thuế, kỳ kê khai và hồ sơ còn thiếu trước ngày nghỉ.

Nợ thuế, lệ phí môn bài và hóa đơn xử lý ra sao?

Nghĩa vụ thuế khi tạm ngừng kinh doanh vẫn bao gồm việc thanh toán số thuế còn nợ. Tạm ngừng không phải căn cứ tự động miễn, giảm khoản này.

Từ ngày 01/01/2026, việc thu, nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt. Tuy nhiên, khoản phải nộp của năm 2025 trở về trước vẫn được rà soát, thu theo quy định.

Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp không được sử dụng hóa đơn. Trường hợp được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng theo pháp luật về hóa đơn, doanh nghiệp phải khai thuế tương ứng và tiếp tục chấp hành các quyết định, thông báo quản lý thuế.

Trách nhiệm với người lao động và đối tác

Cắt giảm hoạt động chỉ giúp giảm chi phí khi doanh nghiệp xử lý đúng các cam kết đang tồn tại. Thông báo tạm ngừng không tự thay đổi hợp đồng lao động, hợp đồng thuê hay lịch trả nợ.

Tiền lương và bảo hiểm không tự động được miễn

Theo khoản 3 Điều 206 Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn phải nộp đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp còn nợ, đồng thời giải quyết nghĩa vụ với người lao động.

Nếu người lao động ngừng việc vì lý do kinh tế, Điều 99 Bộ luật Lao động 2019 cho phép thỏa thuận tiền lương ngừng việc. Với thời gian không quá 14 ngày làm việc, mức thỏa thuận không thấp hơn mức lương tối thiểu; nếu dài hơn, tiền lương của 14 ngày đầu tiên vẫn phải bảo đảm mức sàn này.

Doanh nghiệp cần phân biệt ngừng việc hưởng lương với thỏa thuận nghỉ không hưởng lương hoặc tạm hoãn hợp đồng. Không nên dùng một thông báo chung để mặc nhiên cho toàn bộ nhân viên nghỉ không lương.

Công nợ và hợp đồng phải được rà soát

Doanh nghiệp tiếp tục thanh toán nợ, hoàn thành hợp đồng đã ký, trừ khi có thỏa thuận khác với các bên liên quan theo Điều 206 Luật Doanh nghiệp.

Tình huống minh họa: Công ty B dự kiến nghỉ 6 tháng và có các khoản sau:

Các con số trên chỉ minh họa cách kiểm soát nghĩa vụ. Doanh nghiệp nên lập văn bản cho mọi thỏa thuận điều chỉnh, ghi rõ số tiền và thời điểm thực hiện.

Đối với hợp đồng thuê mặt bằng, cần kiểm tra điều khoản chấm dứt, thời hạn báo trước và tiền đặt cọc. Việc ngừng sử dụng văn phòng không tự làm mất nghĩa vụ trả tiền thuê.

Xem thêm: Kinh nghiệm pháp lý khi hợp tác kinh doanh với đối tác nước ngoài

Quản lý hồ sơ và chuẩn bị hoạt động trở lại

Trong thời gian nghỉ, doanh nghiệp vẫn cần người phụ trách theo dõi thông báo, lưu chứng từ và kiểm soát ngày hết hạn. Bỏ trống những việc này dễ khiến hồ sơ bị gián đoạn.

Phân công người theo dõi nghĩa vụ còn lại

Doanh nghiệp nên duy trì bảng theo dõi gồm khoản phải trả, người phụ trách, ngày đến hạn và chứng từ hoàn thành. Đồng thời, lưu quyết định tạm ngừng, xác nhận của cơ quan đăng ký, hồ sơ thuế và thỏa thuận với đối tác.

Nếu phát sinh thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp vẫn phải đăng ký hoặc thông báo thay đổi theo quy định.

Thực hiện thủ tục tiếp tục kinh doanh đúng hạn

Nếu hoạt động trở lại trước thời hạn, doanh nghiệp phải thông báo chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày trở lại.

Theo quy định bổ sung năm 2026, trong 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn tạm ngừng đã thông báo, người đại diện theo pháp luật phải xác nhận việc tiếp tục kinh doanh và cam kết hoàn thành nghĩa vụ đăng ký doanh nghiệp trên hệ thống.

Tạm ngừng kinh doanh cần được chuẩn bị như một kế hoạch pháp lý và tài chính. Thông báo đúng hạn, xử lý nợ, bảo đảm quyền lợi người lao động và theo dõi ngày trở lại sẽ giúp doanh nghiệp giảm tranh chấp, chủ động khôi phục hoạt động.